Datenschutz Kassensystem VidiPOS (App und Backoffice)

Welche Daten die Kassen-App VidiPOS und das Backoffice verarbeiten, wer dafür verantwortlich ist und wie lange wir sie speichern. Für die Website vidipos.com gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.

Zur Datenschutzerklärung der Website

1. Verantwortlicher und Rollen

Anbieter von VidiPOS ist die VidiScope GmbH, Römerstr. 27, 89250 Senden, Deutschland, E-Mail: office@vidipos.com, Telefon: +49 (0)731 25089010.

  • VidiScope ist Verantwortlicher für die Vertrags- und Kontodaten des Betriebs, der VidiPOS bucht (etwa Inhaber, Anschrift, Rechnungsdaten, Zugang zum Backoffice).
  • Der Betrieb ist Verantwortlicher für die Daten, die er mit der Kasse verarbeitet – insbesondere Daten seiner Beschäftigten (Bediener) und seiner Gäste. VidiScope verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (vidireserve.com/avv).

Gäste und Beschäftigte eines Betriebs wenden sich mit Fragen zu ihren Daten bitte an den Betrieb. Wir unterstützen den Betrieb dabei, ihre Anfragen zu beantworten.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Kassen-App VidiPOS für Android und iOS, das Backoffice (heute unter partner.vidireserve.com, künftig partner.vidipos.com) und den Server, mit dem beide verschlüsselt (HTTPS) kommunizieren.

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Betriebs- und Kontodaten des Inhabers: Name des Betriebs, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungs- und Vertragsdaten, Zugangsdaten zum Backoffice.
  • Bediener: Name oder Kürzel, Rolle und Rechte, die PIN nur als Prüfwert (Hash), nie im Klartext. Aktionen wie Bonieren, Storno, Freigaben und Abschlüsse werden mit dem Bediener aufgezeichnet, weil sie Teil der steuerlichen Kassenaufzeichnung sind.
  • Kassenvorgänge: Artikel, Beträge, Steuersätze, Zahlart, Zeitpunkt sowie Kennungen von Gerät, Kasse und Bediener. Bei Kartenzahlung erhält die Kasse vom Zahlungsdienstleister nur Kartenmarke, die letzten vier Ziffern und den Autorisierungscode für den Beleg.
  • Geräte: beim Koppeln Plattform, Gerätemodell und App-Version; danach ein Geräte-Token. Die App-Version geht bei jedem Kassenaufruf mit, weil sie als Software-Version der Kasse aufgezeichnet wird.
  • E-Mail-Adresse eines Gastes: nur, wenn der Gast den Beleg per E-Mail wünscht. Sie wird nur für den Versand des digitalen Belegs verwendet und wird nicht Teil der Kassenaufzeichnung; das Versandprotokoll der Kasse enthält keine Adresse. Aus den Protokollen des Mailversands wird sie spätestens 30 Tage nach dem Versand gelöscht.
  • Rechnungsangaben von Gästen: Name und Anschrift, wenn der Betrieb einem Gast eine Rechnung ausstellt.
  • Reservierungsnamen: wenn der Betrieb VidiReserve nutzt, zeigt der Tischplan den Namen der Reservierung an.
  • Angaben für die Kassenmeldung: Steuernummer, Name und Anschrift des Steuerpflichtigen und der Betriebsstätte, bei natürlichen Personen auch Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer. Die Steuer-Identifikationsnummer speichern wir nur verschlüsselt.

Rechtsgrundlagen: Für Vertrags- und Kontodaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c (gesetzliche Pflichten, etwa Aufbewahrung). Für Daten, die wir im Auftrag des Betriebs verarbeiten, richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Verarbeitung des Betriebs, vor allem nach seinen Aufzeichnungspflichten aus § 146a und § 147 AO.

4. Die App auf dem Gerät

  • Keine Registrierung in der App: Ein Gerät wird mit einem Einmal-Code aus dem Backoffice gekoppelt. Konten für Betrieb und Bediener legt der Betrieb im Backoffice an.
  • Zugangsdaten: Das Geräte-Token liegt nur im Schlüsselbund (iOS) bzw. Keystore (Android) des Geräts und wird nicht ins Backup übernommen. Die Anmeldung eines Bedieners gilt nur, solange die App läuft; nach einem Neustart ist die PIN erneut nötig.
  • Notbetrieb: Fällt die Verbindung aus, speichert die App die Vorgänge vorübergehend in einer Datenbank auf dem Gerät, bis sie an den Server übertragen sind. Android-Backups der App sind abgeschaltet.
  • Bondrucker: Im lokalen Netzwerk verbindet sich die App nur mit den Bondruckern des Betriebs. Diese Druckdaten gehen nicht an uns.
  • Kein Tracking: Die App enthält keine Werbe-, Analyse- oder Absturz-SDKs, nutzt keine Werbe-ID, kein Firebase und kein Tracking. Android fordert nur die Berechtigung für den Internetzugang an; auf iOS greift die App nicht auf Kamera, Mikrofon, Standort, Kontakte oder Fotos zu.
  • Teilen: Belegbilder und Hilfe-Links teilen Sie über das Teilen-Menü des Systems; das Ziel wählen Sie selbst.

5. Das Backoffice

  • Sitzungs-Cookie: Nach der Anmeldung setzt das Backoffice ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Unter partner.vidipos.com gilt es nur für genau diesen Host. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Passkeys: Statt eines Passworts können Sie sich optional mit einem Passkey anmelden. Dabei erhalten wir nur den öffentlichen Schlüssel; biometrische Daten verlassen Ihr Gerät nicht.
  • Server-Protokolle: Damit das Backoffice funktioniert, verarbeitet der Webserver technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Typ.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: Hosting des Servers und des Fiskal-Archivs im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland).
  • fiskaly Germany GmbH, Cloud-TSE SIGN DE: erhält für die Signatur Beträge, Steuersätze, Zahlarten, Zeitpunkte und die Kennungen von Kasse und Bediener – keine Gastdaten.
  • fiskaly Germany GmbH, Übermittlungsdienst SUBMIT DE: übermittelt die Angaben für die Kassenmeldung an die Finanzverwaltung, nur im Auftrag und nach Freigabe des Betriebs.
  • E-Mail-Versand von Belegen und Benachrichtigungen: über unseren Server und einen Mailserver der STRATO GmbH, Berlin.
  • Zahlungsdienstleister (SumUp, Stripe): Der Betrieb hat mit ihnen einen eigenen Vertrag und ist für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. VidiPOS übermittelt nur Betrag und Referenz; Kartendaten erfasst ausschließlich das Kartenterminal.

Mit unseren Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

7. Speicherdauer

  • Kassenaufzeichnungen (Kassenjournal, Belege, TSE- und DSFinV-K-Exporte, Abschlüsse, Kassenbuch): während des Vertrags im Fiskal-Archiv in Deutschland, jeweils bis zum Ablauf von zehn Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 AO). Zum Vertragsende erhält der Betrieb ein vollständiges Datenpaket und 90 Tage Lesezugang; danach sperren wir die Daten und löschen sie nach Ankündigung.
  • Aufzeichnungen zum Auftraggeber einer Kassenmeldung: fünf Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Übermittlung (§ 87d Abs. 2 AO).
  • Vertrags- und Rechnungsdaten des Betriebs: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 14b UStG).
  • E-Mail-Adresse für den Belegversand: nur in den Protokollen des Mailversands, gelöscht spätestens 30 Tage nach dem Versand.
  • Geräte-Token: bis das Gerät im Backoffice entkoppelt wird.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Kassenaufzeichnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und können vor deren Ablauf nicht gelöscht werden.

Inhaber eines Betriebs wenden sich an office@vidipos.com. Gäste und Beschäftigte wenden sich an den Betrieb; wir unterstützen ihn dabei.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Datensicherheit

  • Alle Verbindungen zwischen App, Backoffice und Server sind über TLS (HTTPS) verschlüsselt; die App lässt unverschlüsselte Verbindungen nicht zu.
  • PINs speichern wir nur als Prüfwert (Hash), die Steuer-Identifikationsnummer nur verschlüsselt.
  • Rollen und Rechte legen fest, wer im Betrieb was sehen und tun darf.
  • Datenbank und Dateien werden stündlich gesichert, zusätzlich verschlüsselt auf ein getrenntes Speichersystem in Deutschland.

11. Änderungen

Ändern sich die App, das Backoffice oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026