DSFinV-K-Export
Die DSFinV-K ist das Datenformat, das die Finanzverwaltung bei Kassen-Nachschau und Außenprüfung verlangt. VidiPOS erstellt den Export als ZIP-Datei je Kasse, jeden Monat automatisch, sobald alle Abschlüsse des Monats bei fiskaly verarbeitet sind. Für einen eigenen Zeitraum, etwa für die Steuerkanzlei, forderst du einen Export im Backoffice an – bis zu zwölf Monate auf einmal.
Jeder Export landet im Fiskal-Archiv, mit Prüfsumme und für zehn Jahre aufbewahrt. Fehlt für eine Kasse ein Monat, zeigt dir das Archiv das an.
TSE-Export
Neben der DSFinV-K gibt es den TSE-Export: die signierten Protokolle der TSE als TAR-Datei. VidiPOS lädt ihn jeden Monat automatisch bei fiskaly und legt ihn im Fiskal-Archiv ab, zusätzlich beim Wechsel einer TSE. Verpasste Monate holt VidiPOS von selbst nach, und jede Datei wird vor dem Ablegen auf ihr Format geprüft.
DATEV-Buchungsstapel
Aus den Tagesumsätzen erstellt VidiPOS einen DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF, den DATEV direkt einliest. Ein Stapel umfasst alle Kassen, mit einer Gruppe von Buchungen je Geschäftstag und Kasse. Es zählen nur abgeschlossene Tage, und Trainingsbuchungen erscheinen nie. Alle Buchungen laufen über das Kassenkonto:
- Erlöse je Konto und Steuersatz, mit der Kostenstelle der Warengruppe
- Kartenzahlungen samt Trinkgeld auf das Geldtransitkonto
- Trinkgeld der Mitarbeitenden auf das Trinkgeldkonto
- Gutscheine auf die Gutschein-Verbindlichkeit, verrechnete Anzahlungen auf erhaltene Anzahlungen
- Kassenbewegungen auf das Konto ihrer Buchungsart
Vorschau mit Saldenprüfung
Vor dem Download rechnet eine Vorschau alle Buchungen und zeigt die Summen je Gegenkonto. Je Tag prüft sie, ob der Saldo der Kassenbuchungen zur Bargeld-Veränderung passt. Fehlt ein Konto oder weicht etwas ab, nennt sie Fall, Kasse und Tag und sperrt den Download. Es wird also nichts still falsch gebucht.
Die Konten trägst du im Backoffice ein, dazu Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Berater- und Mandantennummer. Die Vorbelegungen sind Vorschläge: Stimm die Konten mit deinem Steuerbüro ab, bevor du den ersten Stapel übergibst.
CSV-Dateien
Für Excel oder die Steuerberatung lädst du CSV-Dateien mit Semikolon und deutschem Zahlformat herunter. Journal, Belege, Zahlungen und Artikel enthalten nur abgeschlossene Geschäftstage; ist ein Tag im Zeitraum noch offen, sagt dir die Seite das. Diese Bereiche stehen bereit:
- Journal: ein Vorgang je Zeile mit Belegnummer, Bediener, Steuer je Satz und TSE-Zustand
- Belege mit Positionen: eine Zeile je Position mit Rabattanteil und Steuersatz
- Zahlungen
- Z-Berichte mit Bargeld-Soll, Bargeld-Ist und Differenz
- Kassenbuch
- Artikel und Umsätze je Warengruppe
Berichte im Backoffice
Nicht jede Frage braucht eine Datei. Im Backoffice wertest du einen Zeitraum nach Warengruppen, Artikeln, Bedienern, Zahlarten, Kassen und Stunden aus, dazu Rabatte, Stornos und Trinkgeld. Die Summen passen zu den Z-Berichten der Tage. Z-Berichte und Kassenbuch lädst du außerdem als PDF zum Ablegen herunter.
Prüfer-Paket und Beispiel-Export
Kommt eine Prüfung, fasst das Prüfer-Paket alles in einer ZIP-Datei zusammen: DSFinV-K- und TSE-Exporte, CSV-Dateien je Monat, Z-Berichte als PDF und ein Inhaltsverzeichnis mit Prüfsumme je Datei. Du wählst Zeitraum und Kasse, VidiPOS erstellt das Paket im Hintergrund, und der Prüfer lädt es über einen befristeten Link herunter.
Deine Steuerkanzlei möchte vorab sehen, wie die Daten aussehen? Schreib uns an office@vidipos.com, dann schicken wir dir einen Beispiel-Export.