Hosting in Deutschland
VidiPOS läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland. Dort liegen Journal, Abschlüsse, Belege und das Fiskal-Archiv; die Dateien des Archivs liegen außerhalb des öffentlichen Webzugriffs. Die Signaturen kommen von der zertifizierten Cloud-TSE von fiskaly.
Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten. Das gilt auch für Prüfungen: Ein Prüfer-Paket und ein Prüfer-Zugang enthalten nur die Daten deines Betriebs.
Stündliche Datensicherung
Datenbank und Dateien werden jede Stunde auf dem Server gesichert. Zusätzlich geht jede Stunde eine verschlüsselte Sicherung auf ein getrenntes Speichersystem in Deutschland. Deine Daten liegen also nicht nur an einem Ort.
Für das Fiskal-Archiv gilt eine zusätzliche Regel: Eine fehlende oder veränderte Datei wird aus der Sicherung nur wiederhergestellt, wenn die gesicherte Datei genau dieselbe Prüfsumme hat. Eine veränderte Datei bleibt als Nachweis daneben liegen, und jede Wiederherstellung wird protokolliert.
Zugriff mit Rollen und Rechten
Auf die Kassendaten greifst du über das Backoffice zu. Was jemand dort und an der Kasse sehen oder ändern darf, bestimmt seine Rolle: Jede Funktion hat ein eigenes Recht mit den Stufen keine, ansehen und bearbeiten. Geprüft werden die Rechte auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche.
Die Kassenmeldung und das Prüfer-Paket sind in den Rollenvorlagen der Inhaberin oder dem Inhaber vorbehalten; einen Prüfer-Zugang richtet nur sie oder er ein. Wird ein Konto gesperrt, verliert der verknüpfte Bediener seine Rechte an der Kasse.
PINs, Kopplungscodes und Geräte
Jeder Bediener meldet sich mit einer eigenen PIN aus vier bis sechs Ziffern an. VidiPOS speichert PINs und Kopplungscodes nicht im Klartext und zeigt eine PIN nie wieder an. Nach fünf falschen Versuchen ist ein Bediener für 15 Minuten gesperrt, und nach 15 Minuten ohne Aktivität endet die Anmeldung von selbst.
Ein neues Gerät koppelst du mit einem Code, der nur einmal angezeigt wird, zehn Minuten gilt und für genau ein Gerät. Ist ein Tablet oder Handy verloren, sperrst du es im Backoffice mit einem Klick; danach meldet es sich nicht mehr an. Die Zugangsdaten der TSE liegen nur verschlüsselt auf dem Server, nie auf den Geräten.
Verschlüsselung und unveränderbares Archiv
App, Backoffice und Server sind über verschlüsselte Verbindungen (TLS) verbunden. Die steuerliche Identifikationsnummer für die Kassenmeldung speichert VidiPOS verschlüsselt und zeigt sie nie vollständig an.
Das Fiskal-Archiv ist so gebaut, dass sich eine Datei vor Ablauf der Aufbewahrung weder ändern noch löschen lässt. Jede Datei trägt eine SHA-256-Prüfsumme, die vor jedem Download geprüft wird; eine veränderte Datei liefert VidiPOS nicht aus. Dazu kommt die Hash-Kette im Journal, die du jederzeit selbst prüfen kannst.
Unsere Zusage
Wir halten VidiPOS fortlaufend an KassenSichV, GoBD und DSFinV-K angepasst und informieren über Gesetzesänderungen.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Kassenführung bleibt bei deinem Betrieb: Du meldest deine Kassen, zählst und schließt ab und ergänzt die Verfahrensdokumentation. VidiPOS gibt dir die Werkzeuge dafür. Wie die Vorgaben für deinen Betrieb im Einzelnen gelten, klärst du mit deinem Steuerbüro.