GoBD-konforme Kasse Nichts verschwindet.
Alles nachvollziehbar.

Unveränderbarkeit

Ein abgeschlossener Vorgang lässt sich in VidiPOS weder ändern noch löschen. Jeder Vorgang trägt eine Prüfsumme, die die des vorherigen einschließt – eine Hash-Kette je Kasse. Mit „Kette prüfen“ im Journal rechnet VidiPOS sie nach: Grün heißt, die Nummern sind lückenlos und alle Prüfsummen stimmen; sonst nennt das Ergebnis die erste Bruchstelle. Dazu gilt:

• Ein Storno ist immer ein neuer Gegenbeleg mit Bezug auf das Original, nie eine Änderung
• Kassenbewegungen wie Einlage, Entnahme oder Geldtransit sind von der TSE signiert und lassen sich nur per Storno korrigieren
• Ein Z-Bericht ist eingefroren und mit einem eigenen Hash gegen Änderungen gesichert
• Änderungen an Artikeln, Preisen und Steuersätzen werden protokolliert; jede Position behält den Stand, mit dem sie gebucht wurde

Nachvollziehbarkeit

Zu jedem Vorgang ist festgehalten, wer ihn wann auf welchem Gerät gebucht hat. Jede Person an der Kasse meldet sich mit ihrer eigenen PIN an, und das Journal zeigt Bediener, Gerätezeit und Serverzeit. Ein Klick auf einen Vorgang öffnet Positionen, Zahlungen, das Ereignisprotokoll und alle TSE-Versuche.

Fehlt einem Bediener ein Recht, etwa für ein Storno nach dem Senden, gibt eine Schichtleitung genau diese Aktion mit ihrer PIN frei. Festgehalten sind dann beide: wer gebucht und wer freigegeben hat. Bediener werden nie gelöscht, nur deaktiviert – so bleibt das Journal vollständig.

Vollständigkeit

Jede Kasse wird je Geschäftstag mit einem Z-Abschluss abgeschlossen. Dazu zählst du das Bargeld nach Scheinen und Münzen; eine Abweichung bucht VidiPOS als Kassendifferenz, und das Zählprotokoll bleibt am Z gespeichert. Die Z-Nummern laufen je Kasse lückenlos, und einen zweiten Z für denselben Tag gibt es nicht.

Vorgänge aus dem Notbetrieb liefert die App nach, sobald die Verbindung zurück ist. Gehört ein solcher Vorgang zu einem Tag, der schon abgeschlossen ist, bucht VidiPOS ihn in den nächsten offenen Geschäftstag und kennzeichnet ihn als nachgeliefert. Der nächste Z-Bericht führt ihn mit seinem ursprünglichen Tag auf. So geht kein bezahlter Verkauf verloren.

Verfahrensdokumentation und Herstellerinformation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie dein Kassensystem arbeitet. Den technischen Teil stellen wir als Hersteller bereit: Aufbau, Belegfluss, TSE-Anbindung, Archiv und Kontrollen. Die betriebsbezogenen Angaben ergänzt dein Betrieb selbst, etwa wer verantwortlich ist, welche Rollen es gibt und wie gezählt und abgeschlossen wird.

Das Prüfer-Paket enthält zusätzlich eine Übersicht über den technischen Stand deiner Kasse: Kassen, Geräte und App-Versionen, die TSE mit Seriennummer und Zertifikat, die Einstellungen mit Fiskalbezug und eine Kurzbeschreibung des Verfahrens.

Aufbewahrung im Fiskal-Archiv

fiskaly hält die Daten nur etwa drei Monate vor. Aufbewahren muss sie dein Betrieb – das übernimmt das Fiskal-Archiv von VidiPOS. Dort liegen die Abschlüsse so, wie sie an fiskaly gingen, die DSFinV-K-Exporte und die TSE-Exporte. Für jede Datei gilt:

• Sie bekommt beim Ablegen eine SHA-256-Prüfsumme und wird nie überschrieben
• Sie wird zehn Jahre aufbewahrt und lässt sich vorher weder ändern noch löschen
• Vor jedem Download prüft VidiPOS die Prüfsumme; der Download wird protokolliert
• Fehlt sie oder ist sie verändert, wird sie nur aus einer Sicherung mit genau derselben Prüfsumme wiederhergestellt

Kassen-Nachschau und Außenprüfung

Bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine Kassendaten zugreifen. Die GoBD nennen dafür drei Wege, und VidiPOS bereitet jeden davon vor:

• Z1, unmittelbarer Zugriff: Du richtest dem Prüfer einen befristeten Zugang ein, der nur lesen kann – Personal, Gäste und Reservierungen bleiben verborgen
• Z2, mittelbarer Zugriff: Du wertest nach seinen Vorgaben mit Berichten, Abschlüssen und Exporten aus
• Z3, Datenüberlassung: VidiPOS erstellt ein Prüfer-Paket mit Inhaltsverzeichnis und Prüfsumme je Datei, das der Prüfer über einen befristeten Download-Link lädt
• Den Prüfer-Zugang verlängerst oder widerrufst du jederzeit; jede Anlage, Verlängerung und jeder Widerruf wird protokolliert