X-Bericht und Z-Bericht
Der X-Bericht zeigt jederzeit den laufenden Stand des Tages, direkt aus dem Journal. Der Z-Bericht ist derselbe Bericht, eingefroren: mit fortlaufender Z-Nummer je Kasse gespeichert und gegen Änderungen gesichert. Beide enthalten unter anderem:
- Umsatz brutto, netto und Steuer je Steuersatz
- Zahlarten mit Anzahl und Betrag
- Trinkgeld getrennt nach Mitarbeitenden und Betrieb
- Rabatte und Stornos, auch je Bediener
- Umsatz, Belege und Trinkgeld je Bediener
- Bargeld mit Übertrag, Bareinnahmen und Bargeld-Soll
Zählung und Tagesabschluss
Zum Z-Abschluss zählst du das Bargeld nach Scheinen und Münzen. Die Kasse vergleicht die Summe mit dem Soll und bucht eine Abweichung automatisch als Kassendifferenz. Der gezählte Bestand ist der Übertrag für den nächsten Tag, das Zählprotokoll bleibt am Z gespeichert.
Abschließen kannst du, sobald an der Kasse kein Vorgang des Tages mehr offen ist; sonst nennt die Kasse Tisch, Bediener und Beginn. Wann der Geschäftstag wechselt, stellst du je Kasse ein – etwa 5 Uhr, wenn du bis 4 Uhr offen hast. Einen Kassensturz ohne Abschluss machst du jederzeit.
Kassenbuch und Kassenbewegungen
Geld, das ohne Verkauf in die Kasse kommt oder sie verlässt, buchst du in der App als Kassenbewegung. Jede Bewegung bekommt eine Belegnummer, wird von der TSE signiert und lässt sich danach nicht mehr ändern; einen Tippfehler korrigierst du mit einem Storno. Diese Buchungsarten stehen bereit:
Im Backoffice zeigt das Kassenbuch jeden Geschäftstag mit Anfangsbestand, jeder Bewegung, der Tageslosung bar und dem Endbestand. Du lädst es als PDF oder CSV herunter.
- Anfangsbestand und Einlage
- Entnahme und Ausgabe, etwa ein Einkauf mit Kassenbon
- Trinkgeld-Auszahlung an das Team
- Geldtransit zur Bank
- Privateinlage und Privatentnahme
- Eigene Buchungsarten, immer mit Grund
Berichte
Im Backoffice wertest du einen Zeitraum aus, für alle Kassen oder eine, für alle Bediener oder einen. Oben stehen Umsatz, Belege, Storni und der durchschnittliche Beleg, darunter die Reiter:
Die Summen passen zu den Z-Berichten der Tage. Wer welche Zahlen sieht, regeln die Rechte – das Trinkgeld anderer Bediener zum Beispiel nur mit eigenem Recht.
- Warengruppen und Obergruppen
- Artikel mit Rennern, Pennern und Favoriten-Vorschlag
- Bediener mit Umsatz, Rabatten, Stornos und Trinkgeld
- Zahlarten, Kassen und Stunden
- Rabatte nach Art und Grund
- Stornos mit Grund
CSV-Export
Für Excel oder die Steuerberatung lädst du CSV-Dateien herunter: Journal, Belege mit Positionen, Zahlungen, Artikel, Z-Berichte und Kassenbuch. Exportiert werden abgeschlossene Geschäftstage; ist ein Tag im Zeitraum noch offen, sagt dir die Seite das.
DATEV-Buchungsstapel
Aus den Tagesumsätzen erstellt VidiPOS einen DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF, den DATEV direkt einliest. Erlöse laufen je Konto und Steuersatz, Kartenzahlungen auf Geldtransit, Gutscheine auf die Gutschein-Verbindlichkeit und Kassenbewegungen auf das Konto ihrer Buchungsart.
Vor dem Download rechnet eine Vorschau alle Buchungen und prüft je Tag, ob der Saldo zur Bargeld-Veränderung passt. Fehlt ein Konto oder stimmt etwas nicht, nennt sie Fall, Kasse und Tag und sperrt den Download. Die Konten für SKR03 oder SKR04 stimmst du vorher mit deinem Steuerbüro ab.