Cloud-TSE von fiskaly
VidiPOS signiert jeden Vorgang mit der zertifizierten Cloud-TSE fiskaly SIGN DE. Dein Betrieb bekommt eine eigene Sicherheitseinrichtung, und jede Kasse ist dort mit ihrer Seriennummer angemeldet. Die Einrichtung startest du im Backoffice; wird sie unterbrochen, macht sie genau dort weiter.
Antwortet die TSE nicht, wartet die Kasse nicht: Der Vorgang wird gebucht, der Beleg trägt den Vermerk „TSE nicht verfügbar“, und das Ausfallprotokoll hält Beginn und Ursache fest. So ist der Ausfall mit Beginn, Ende und Ursache dokumentiert.
Beleg mit Prüf-QR
Den Beleg erstellt VidiPOS mit allen Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV: Betrieb mit Steuernummer, Kasse, Belegnummer, Bediener, Positionen, Steuer je Satz, Zahlarten und TSE-Daten. Dazu kommt der Prüf-QR-Code nach DSFinV-K, mit dem das Finanzamt den Beleg prüfen kann.
Abgeschlossene Vorgänge bleiben unveränderlich, wie es die GoBD verlangen; ein Storno ist immer ein eigener Gegenbeleg. Jeder Vorgang trägt eine Prüfsumme, die den vorherigen einschließt. Im Journal prüfst du diese Kette mit einem Klick.
Digitaler Beleg
Zu jedem Beleg gibt es eine digitale Fassung. Die Kasse zeigt einen QR-Code, und der Gast öffnet den Beleg ohne Anmeldung auf dem Handy, druckt ihn oder lädt ihn als PDF – auf Deutsch oder Englisch. Die Seite zeigt weniger persönliche Angaben als der Beleg an der Kasse und wird von Suchmaschinen nicht erfasst. Verlangt ein Gast es, widerrufst du den Link endgültig.
Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO
Wer eine Kasse anschafft oder außer Betrieb nimmt, muss das dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen. VidiPOS stellt die Meldung aus deinen Stammdaten und Kassen zusammen, und du siehst vorab eine Vorschau als PDF. Übermittelt wird erst nach deiner ausdrücklichen Zustimmung.
Den Meldestand jeder Kasse und die laufenden Fristen siehst du im Backoffice; vor Fristende erinnert ein Hinweis. Melden kannst du kostenlos selbst über Mein ELSTER: Das Meldedatenblatt lädst du als PDF herunter – mit allen Angaben in der Reihenfolge des Formulars. Die Übermittlung durch VidiPOS bieten wir auf Anfrage an.
DSFinV-K-Export und Fiskal-Archiv
Jeder Z-Abschluss geht im Hintergrund als Kassenabschluss an fiskaly. Daraus entsteht jeden Monat automatisch der DSFinV-K-Export je Kasse. Für einen eigenen Zeitraum, etwa für die Steuerkanzlei, forderst du einen Export im Backoffice an.
fiskaly hält die Daten nur etwa drei Monate vor. Aufbewahren musst du sie selbst – das übernimmt das Fiskal-Archiv für dich:
- DSFinV-K-Exporte, TSE-Exporte und Abschlüsse an einem Ort
- Jede Datei mit SHA-256-Prüfsumme, nie überschrieben
- Aufbewahrung zehn Jahre, vorher weder änderbar noch löschbar
- Jeder Download prüft vorher die Prüfsumme und wird protokolliert
Prüferübergabe und Trainingsmodus
Kommt das Finanzamt zur Kassen-Nachschau oder Außenprüfung, bereitet VidiPOS den Datenzugriff vor. Für Z1 richtest du einen befristeten Prüfer-Zugang ein, der nur lesen kann. Für Z2 wertest du mit Berichten und Exporten aus. Für Z3 erstellt VidiPOS ein Prüfer-Paket mit DSFinV-K- und TSE-Exporten, CSV-Dateien und Z-Berichten, das der Prüfer über einen befristeten Link herunterlädt.
Im Trainingsmodus üben neue Mitarbeitende an der echten Kasse. Trainingsbuchungen tragen den Vermerk „Trainingsbeleg“ und zählen in keiner Summe. Ob eine Kasse Training erlaubt, legst du je Kasse fest.