Android und iOS, Tablet und Handy
Eine App für beide Systeme: Du nimmst die Geräte, die zu deinem Betrieb passen. Das Tablet steht an der Theke, die Handys sind im Service unterwegs. Alle bonieren an derselben Kasse mit ihrer TSE und ihrem Abschluss, jedes Gerät sieht jeden Tisch, und alle arbeiten am selben Stand.
Geräte koppeln
Ein neues Gerät verbindest du in wenigen Schritten. Im Backoffice erzeugst du bei der Kasse einen Kopplungscode, in der App tippst du auf „Gerät koppeln“ und gibst ihn ein. Der Code gilt einmal, für genau ein Gerät und nur wenige Minuten.
In der Geräteliste siehst du Plattform, Modell, App-Version und wann ein Gerät zuletzt aktiv war. Ist ein Handy verloren oder wird es ausgetauscht, sperrst du es mit einem Klick; danach meldet es sich nicht mehr an.
Bediener mit PIN
Jede Person, die an der Kasse bucht, ist ein Bediener mit eigener PIN aus vier bis sechs Ziffern. Jeder Vorgang im Journal trägt ihren Namen. VidiPOS speichert die PIN nicht im Klartext und zeigt sie nie wieder an; wer sie vergisst, bekommt eine neue.
- Nach fünf falschen Versuchen ist der Bediener für 15 Minuten gesperrt
- Nach 15 Minuten ohne Aktivität endet die Anmeldung von selbst
- Aushilfen ohne eigenes Konto legst du einfach frei an
- Bediener werden nie gelöscht, nur deaktiviert – so bleibt das Journal vollständig
Rollen und Rechte
Was jemand an der Kasse darf, bestimmt seine Rolle. Jede Funktion hat ein eigenes Recht: bonieren, stornieren, rabattieren, Bargeld bewegen, abschließen. Zum Start gibt es drei Vorlagen – Service, Schichtleitung und Inhaber –, die du danach frei anpasst.
Fehlt einem Bediener ein Recht, etwa für ein Storno nach dem Senden, gibt eine Schichtleitung genau diese Aktion mit ihrer PIN am selben Gerät frei. Das Journal hält fest, wer gebucht und wer freigegeben hat.
Notbetrieb bei Internetausfall
Fällt das Netz im Lokal aus, läuft der Service weiter. Du bonierst auf allen Geräten weiter und kassierst bar am Hauptgerät der Kasse. Der Bondrucker im lokalen Netz druckt den Bon wie gewohnt, denn die App spricht ihn direkt an.
Weil die TSE in der Cloud liegt, werden Vorgänge im Notbetrieb nicht signiert. Die Belege tragen deshalb einen Ausfallvermerk, und VidiPOS protokolliert den Ausfall mit Beginn und Ursache. Sobald die Verbindung zurück ist, schickt die App die Vorgänge nach und gleicht alles automatisch ab.
Was eine Verbindung braucht
Manches geht nur online: Kartenzahlung, weil das Lesegerät über die Cloud des Anbieters läuft, und der Z-Abschluss. Auch Kassenbewegungen wie Einlagen und Entnahmen buchst du nur mit Verbindung. Den Tag schließt du deshalb ab, sobald das Netz wieder da ist.