Was KassenSichV und § 146a AO verlangen
Die Abgabenordnung verlangt, dass du jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnest. Für elektronische Kassen kommt § 146a AO dazu: Sie müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, kurz TSE. Die Kassensicherungsverordnung regelt die Einzelheiten, etwa was auf dem Beleg stehen muss.
Im Alltag heißt das: Die TSE signiert jeden Vorgang, der Gast bekommt einen Beleg, ein Ausfall der TSE wird dokumentiert, und jede Kasse wird dem Finanzamt gemeldet. Diese Seite beschreibt, wie VidiPOS das umsetzt. Eine Steuerberatung ersetzt sie nicht.
Cloud-TSE fiskaly SIGN DE
VidiPOS signiert mit der Cloud-TSE fiskaly SIGN DE, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist. Einen USB-Stick oder eine Hardware-TSE brauchst du nicht. Für deinen Betrieb wird eine eigene Sicherheitseinrichtung angelegt, und jede Kasse ist dort mit ihrer Seriennummer angemeldet. Die Einrichtung startest du im Backoffice.
Signiert wird nicht erst der fertige Beleg: Die TSE erfährt, wann ein Vorgang an der Kasse beginnt und wann er endet. Das gilt für jede Art von Vorgang:
- Belege und Stornos – ein Storno ist ein eigener Beleg mit negativen Beträgen
- Bestellungen an Küche und Theke als eigene Vorgänge
- Trainingsbuchungen als eigene Vorgangsart, gekennzeichnet als Trainingsbeleg
- Kassenbewegungen wie Anfangsbestand, Einlage, Entnahme oder Geldtransit
- Abgebrochene Vorgänge als Belegabbruch
Eine Kasse, mehrere Geräte
Bei VidiPOS ist eine Kasse ein Aufzeichnungssystem mit eigener TSE: Sie hat eine feste Seriennummer, ein lückenlos nummeriertes Journal und ihren eigenen Tagesabschluss. Die Tablets und Handys, die du an diese Kasse koppelst, sind ihre Eingabegeräte. Sie bekommen keine eigene TSE und kein eigenes Kassenregister.
Für einen Standort reicht deshalb in der Regel eine Kasse. Eine zweite ist sinnvoll, wenn ein Bereich getrennt abrechnet, etwa eine Bar mit eigener Abrechnung. Angemeldet wird sie an der TSE erst, wenn du das im Backoffice bestätigst.
Beleg mit Pflichtangaben und Prüf-QR
Zu jedem abgeschlossenen Vorgang erstellt VidiPOS einen Beleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV: Name und Anschrift des Betriebs mit Steuernummer, Kasse mit Seriennummer, Belegnummer, Beginn und Ende des Vorgangs, Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz, Steuer je Satz, Summe und Zahlarten. Dazu kommen die TSE-Daten und der Prüf-QR-Code nach DSFinV-K, mit dem das Finanzamt den Beleg prüfen kann.
Für die Belegausgabepflicht hast du zwei Wege: Papier oder digital. Hängt ein Bondrucker an der Kasse, druckt die App den Beleg nach dem Bezahlen von selbst. Für den digitalen Beleg zeigt die Kasse einen QR-Code; der Gast öffnet seinen Beleg damit auf dem Handy, druckt ihn oder lädt ihn als PDF. Auf Wunsch geht er auch per E-Mail hinaus.
Ausfall von TSE oder Internet
Antwortet die TSE nicht innerhalb von drei Sekunden, wartet die Kasse nicht: Der Vorgang wird gebucht, und auf dem Beleg steht statt der TSE-Daten der Vermerk „TSE nicht verfügbar“ mit Ursache und Beginn des Ausfalls. Fällt das Internet aus, arbeitest du im Notbetrieb weiter und kassierst bar am Hauptgerät der Kasse. Auch diese Belege tragen den Ausfallvermerk.
Nachträglich signiert wird nie – die Kassensicherungsverordnung sieht das nicht vor, und fiskaly lässt es nicht zu. Stattdessen führt VidiPOS je Kasse ein Ausfallprotokoll mit Beginn, Ende, Ursache (TSE oder Internet), der letzten erfolgreichen Signatur und der Zahl der betroffenen Vorgänge. Damit ist der Ausfall dokumentiert, wie es der Anwendungserlass zu § 146a AO verlangt. Dauert er länger, prüfst du Verbindung und TSE-Status im Backoffice.
Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO
Wer eine elektronische Kasse anschafft oder außer Betrieb nimmt, muss das dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen. VidiPOS stellt die Angaben aus deinen Stammdaten und Kassen zusammen und zeigt dir im Backoffice den Meldestand jeder Kasse und die laufenden Fristen. Geprüft wird dabei die Form deiner Angaben, nicht ihre steuerliche Richtigkeit.
Anmeldung, Änderung und Abmeldung einer Kasse sind jeweils eine eigene Meldung. Dafür hast du zwei Wege:
- Selbst melden: Du lädst das Meldedatenblatt kostenlos als PDF herunter, mit allen Angaben in der Reihenfolge des Formulars in Mein ELSTER
- Melden lassen: Die Übermittlung durch VidiPOS über die ELSTER-Schnittstelle bieten wir auf Anfrage an
- Übermittelt wird erst, wenn du die Vorschau als PDF geöffnet und im Backoffice ausdrücklich zugestimmt hast